Polityka prywatności Novastrellivo
Dbamy o przejrzyste zasady ochrony danych osobowych klientów, gości wydarzeń, kontrahentów oraz partnerów biznesowych. Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy oraz jakie środki bezpieczeństwa stosujemy w ramach serwisu novastrellivo.com i organizowanych przez nas wydarzeń.
1. Zakres gromadzonych danych
W związku z prowadzeniem serwisu novastrellivo.com oraz organizacją wydarzeń tematycznych, formatów stołowych, pokerowych programów eventowych, ruletkowych atrakcji, blackjack jako atrakcja, wydarzeń firmowych i prywatnych eventów, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, NIP, dane do rozliczeń między firmami.
- Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby, dane osoby kontaktowej po stronie klienta lub partnera.
- Dane związane z rezerwacją wydarzeń – informacje o rodzaju wydarzenia, planowanym terminie, liczbie uczestników, preferencjach co do programu (np. pokerowe programy eventowe, ruletkowe atrakcje, blackjack jako atrakcja, formaty stołowe, rozrywka offline), a także dodatkowe informacje przekazane dobrowolnie w treści formularza.
- Dane konieczne do obsługi zapytań – treść wiadomości, historia kontaktu z naszym zespołem, notatki dotyczące ustaleń organizacyjnych.
- Dane kontrahentów i partnerów biznesowych – dane reprezentantów, dane do umów i rozliczeń, informacje o zakresie współpracy oraz dane niezbędne do realizacji świadczeń wzajemnych.
- Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu – adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, podstawowe dane o aktywności w serwisie (logi serwera, znaczniki daty i czasu, podstawowe informacje o sesji), gromadzone głównie w celach bezpieczeństwa oraz administracji serwisem.
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia i realizacji umowy lub odpowiedzi na zapytanie.
2. Cele przetwarzania danych osobowych
Zebrane dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w jasno określonych celach, związanych ze świadczeniem usług eventowych Novastrellivo oraz obsługą współpracy biznesowej. W szczególności dane mogą być przetwarzane w następujących celach:
- Realizacja usług eventowych – planowanie, przygotowanie i obsługa wydarzeń firmowych i prywatnych, w tym koordynacja pokerowych programów eventowych, ruletkowych atrakcji, blackjack jako atrakcja, formatów stołowych, dekoracji, oświetlenia i rozrywki offline; kontakt operacyjny przed, w trakcie i po wydarzeniu.
- Obsługa zapytań i rezerwacji – udzielanie odpowiedzi na zapytania przekazywane przez formularze kontaktowe, telefonicznie lub mailowo, przygotowywanie ofert i scenariuszy wydarzeń, ustalanie szczegółów współpracy.
- Realizacja umów i rozliczeń – zawieranie i wykonywanie umów z klientami, kontrahentami i partnerami, wystawianie dokumentów rozliczeniowych, prowadzenie księgowości i ewidencji wymaganych przepisami prawa.
- Budowanie relacji i komunikacja biznesowa – bieżąca komunikacja związana z realizowanymi projektami, przekazywanie informacji organizacyjnych, zbieranie opinii i rekomendacji po wydarzeniach, utrzymanie trwałych relacji z klientami i partnerami.
- Marketing informacji o ofercie – przekazywanie (za zgodą, jeśli jest wymagana) informacji o aktualnej ofercie Novastrellivo, nowych formatach wydarzeń, inspiracjach programowych, materiałach do pobrania (np. broszury, propozycje scenariuszy) oraz działaniach wizerunkowych, z naciskiem na budowanie relacji i zaufania, a nie na obietnice korzyści finansowych.
- Bezpieczeństwo i administracja serwisem – prowadzenie analiz statystycznych i technicznych, monitorowanie ruchu w serwisie, zapobieganie nadużyciom oraz zapewnienie stabilnego działania novastrellivo.com.
- Realizacja obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej, realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym prawa podatkowego i przepisów związanych z ochroną danych osobowych.
3. Podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzanie danych osobowych przez Novastrellivo odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:
- rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
- ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
- innymi właściwymi przepisami prawa polskiego regulującymi obowiązki podatkowe i rachunkowe.
W zależności od kontekstu współpracy z Novastrellivo, dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty, rezerwacja terminu wydarzenia, uzgadnianie szczegółów programu rozrywkowego).
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze (np. przechowywanie dokumentów księgowych, dokumentacji umownej).
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora, takich jak: zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, budowanie i utrzymywanie relacji biznesowych, podstawowa komunikacja marketingowa kierowana do obecnych klientów.
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (np. zgoda na otrzymywanie wybranej komunikacji marketingowej drogą elektroniczną, udział w wybranych aktywnościach wizerunkowych). Zgoda może być w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
4. Udostępnianie i powierzanie danych
Novastrellivo nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom nieupoważnionym. Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, zgodnie z przepisami prawa oraz zawartymi umowami powierzenia.
W szczególności dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane:
- Podmiotom IT – dostawcom usług hostingowych, utrzymania serwerów, systemów poczty elektronicznej, narzędzi do zarządzania projektami oraz innym podmiotom świadczącym wsparcie techniczne dla serwisu novastrellivo.com.
- Współpracującym podwykonawcom i partnerom – firmom odpowiedzialnym za elementy scenografii, oświetlenia, nagłośnienia, obsługi foto/video oraz prowadzenia animacji podczas wydarzeń, w zakresie niezbędnym do prawidłowego przygotowania i realizacji programu rozrywkowego offline.
- Doradcom i obsłudze księgowej lub prawnej – podmiotom świadczącym na rzecz Novastrellivo usługi doradcze, księgowe, podatkowe lub prawne, jeżeli jest to konieczne w związku z realizacją obowiązków ustawowych lub obroną przed roszczeniami.
- Organom publicznym – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, na podstawie stosownych upoważnień i w zakresie wynikającym z wiążących przepisów.
Wszystkie podmioty, którym powierzamy dane do przetwarzania, zobowiązane są do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych osobowych, a relacje z nimi regulowane są umownie.
5. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Novastrellivo, przysługują uprawnienia wynikające z przepisów RODO i prawa krajowego. W szczególności masz prawo do:
- Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – dostępu do nich oraz do informacji o celach, kategoriach danych, odbiorcach i planowanym okresie przechowywania.
- Prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne.
- Prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych prawem, np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, albo gdy zgoda została cofnięta i nie ma innej podstawy przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych, np. na czas weryfikacji ich poprawności lub rozpatrywania sprzeciwu.
- Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec podstawowej komunikacji marketingowej związanej z ofertą Novastrellivo.
- Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przekazania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe i odbywa się na podstawie zgody lub umowy.
- Prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy, przysługuje Ci prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami w sposób opisany w sekcji „Kontakt w sprawach ochrony prywatności”. Odpowiemy na Twoje zgłoszenie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminach przewidzianych przepisami prawa.
6. Okresy przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po jego upływie usuwamy je lub anonimizujemy, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania. W szczególności:
- Dane związane z realizacją wydarzeń i umów – przechowywane są przez czas trwania współpracy oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy (zazwyczaj do 6 lat, chyba że przepisy przewidują inny termin).
- Dane księgowe i podatkowe – dokumenty księgowe, rozliczeniowe oraz inne dokumenty wymagane przepisami prawa przechowujemy przez okres wskazany w właściwych przepisach (co do zasady do 5 lat od końca roku podatkowego).
- Dane kontaktowe w korespondencji – dane przekazane w ramach zapytań ofertowych i korespondencji przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi zapytania i ewentualnego nawiązania współpracy, a następnie przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowujemy do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu, chyba że dalsze przechowywanie jest konieczne w celu obrony przed roszczeniami lub na podstawie przepisów prawa.
Po zakończeniu wskazanych okresów dane osobowe są usuwane, anonimizowane lub przechowywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Zabezpieczenia danych
Novastrellivo przykłada dużą wagę do bezpieczeństwa danych osobowych. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, modyfikacją lub ujawnieniem. W szczególności:
- Środki techniczne – korzystamy z rozwiązań takich jak zabezpieczenia serwera, szyfrowanie transmisji (np. protokół HTTPS), mechanizmy kontroli dostępu, aktualizacje oprogramowania i narzędzia ochrony przed nieuprawnionymi działaniami.
- Środki organizacyjne – ograniczamy dostęp do danych osobowych tylko do osób oraz podmiotów, które muszą je znać w związku z realizacją swoich zadań; zobowiązujemy współpracowników i podwykonawców do zachowania poufności i stosowania adekwatnych zabezpieczeń.
- Procedury wewnętrzne – stosujemy zasady bezpiecznego przetwarzania danych, minimalizacji zakresu przetwarzanych informacji oraz cyklicznej weryfikacji potrzeb ich przechowywania.
Mimo stosowania nowoczesnych zabezpieczeń należy pamiętać, że żadna metoda transmisji danych w Internecie nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. W razie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych prosimy o pilny kontakt z nami, abyśmy mogli podjąć odpowiednie działania.
9. Kontakt w sprawach ochrony prywatności
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu novastrellivo.com oraz organizacją wydarzeń jest Novastrellivo.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji przysługujących praw lub uzyskania dodatkowych informacji na temat niniejszej polityki prywatności możesz skontaktować się z nami:
- Mailowo – na adres dedykowany do spraw ochrony danych (podany na stronie Kontakt).
- Przez formularz – korzystając z formularza dostępnego na stronie /contact-us/, z dopiskiem w treści wiadomości „Ochrona danych osobowych”.
- Listownie lub osobiście – na dane adresowe administratora wskazane w sekcji kontaktowej serwisu.
Jeżeli w strukturze organizacyjnej Novastrellivo zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych, odpowiednia informacja oraz dane kontaktowe zostaną opublikowane w serwisie novastrellivo.com oraz zaktualizowane w niniejszej polityce.
Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem serwisu lub modyfikacją oferowanych usług eventowych. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie https://novastrellivo.com/privacy-policy/.